PERENCANAAN & PENGAMBILAN KEPUTUSAN SERTA PENGORGANISASIAN (INISIASI 3)

INISIASI 3

PERENCANAAN DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Perencanaan adalah merupakan tahapan awal yang sangat penting untuk dilakukan, Perencanaan merupakan praktek dalam manajemen untuk merumuskan tujuan agar kegiatan dapat dilaksanakan secara sistematis dan terarah. Pentingnya suatu perencanaan dilakukan pada berbagai level organisasi, baik organisasi kecil, perusahaan besar, multinasional, bahkan dalam pengelolaan negara sekalipun, sangat membutuhkan perencanaan. Tujuannya, agar suatu organisasi dapat mencapai tujuan sesuai sasaran yang diiinginkan.

PERENCANAAN

Perencanaan dapat diartikan sebagai suatu proses untuk menentukan tujuan serta sasaran yang ingin dicapai dengan mengambil langkah-langkah strategis guna mencapai tujuan tersebut.

Kebutuhan akan perencanaan ada di semua tingkat dan pada kenyataannya meningkat dimana tingkatan tersebut mempunyai dampak potensial terbesar sukses organisasi atu manajemen tingkat atas.

Hasil suatu proses perencanaan yang baik harus memiliki sejumlah kemampuan organisasi yang berasal dari kekuatannya sendiri seperti: kemampuan memprediksi; kemampuan menghitung biaya; kemampuan komunikasi; kemampuan menguasai teknik-teknik manajemen; kemampuan pengukuran kinerja.

Salah satu aspek penting perencanaan adalah pembuatan keputusan, proses pengembangan dan penyeleksian sekumpulan kegiatan untuk memecahkan suatu masalah tertentu. Keputusan-keputusan harus dibuat pada berbagai tahap dalam proses perencanaan.

Menurut Drucker (1982) ada lima langkah yang dibutuhkan untuk menyusun perencanaan.

1.      Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan;

2.      Merumuskan keadaan saat ini;

3.      Mengidentifikasikan segala kemudahan dan hambatan;

4.      Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk mencapai tujuan;

5.      Mempertahankan pengendalian.

Pada dasarnya perencanaan adalah proses pengambilan keputusan dari sejumlah pilihan, untuk mencapai suatu tujuan yang dikehendaki. Perencanaan pada umumnya harus memiliki, mengetahui dan memperhitungkan beberapa unsur pokok yaitu: tujuan akhir yang dikehendaki. Sasaran-sasaran dan prioritas untuk mewujudkannya; jangka waktu mencapai sasaran-sasaran tersebut; masalah-masalah yang dihadapi; modal atau sumber daya yang akan digunakan untuk pengalokasian; kebijaksanaan-kebijaksanaan untuk melakukannya; orang, organisasi, atau badan pelaksanyanya dan; mekanisme pemantauan, evaluasi, dan pengawasan pelaksanaannya.

Mengapa perencanaan itu penting? .....Kita tidak dapat memprediksi masa depan, karena terdapat kondisi ketidakpastian (unpredictable).....berbagai variabel seperti tingkat inflasi, fluktuasi pendapatan masyarakat, kemajuan teknologi, perubahan iklim, perubahan selera konsumen, gejolak politik, dan sistem keamanan yang tidak terjamin, sangat mempengaruhi ketidakpastian masa depan, yang tentunya secara langsung sangat berpengaruh terhadap kondisi perekonomian, terjadinya perubahan harga-harga, kenaikan ongkos produksi, upah buruh dan sebagainya... Perencanaan organisasi haruslah bersifat adaptif, dinamis, berkesinambungan, dan kreatif, agar manajemen tidak hanya akan bereaksi terhadap lingkungannya, tetapi lebih menjadi peserta aktif dalam dunia usaha.

Perencanaan merupakan tugas pokok dalam administrasi atau manajemen. Perencanaan diperlukan karena biasanya kebutuhan organisasi lebih besar dari pada sumber daya yang tersedia.

Proses Perencanaan:

1.      Mengembangkan visi yang jelas;

2.      Merumuskan misi ke dalam suatu pernyataan;

3.      Prakiraan perkembangan organisasi;

4.      Analisis persaingan;

5.      Penetapan sasaran dan tujuan;

6.      Pengembangan rencana kegiatan;

7.      Mobilisasi dana organisasi

8.      Penyiapan sumber daya manusia;

9.      Sumber daya teknologi.

Fungsi perencanaan adalah tempat bergantung fungsi-fungsi manajemen lainnya. Jika fungsi ini direncanakan dengan baik dan benar maka fungsi-fungsi lain akan dengan mudah dilaksanakan.

Perencanaan dapat digolongkan berdasarkan ruang lingkup, durasi, tujuan yang ditetapkan organisasi, terdiri atas: Perencanaan menurut fungsi; perencanaan menurut ruang lingkup kewilayahan; perencanaa menurut jangka waktu; perencanaan menurut objek; perencanaan tetap; perencanaan dengan maksud tertentu.

Berbagai pendekatan yang bisa dimanfaatkan dalam proses penyusunan perencanaan: Pengekatan Managemen by Objective; pendekatan perencanaan inside- out/outside-in, pendekatan perencanaan top-down dan bottom-up; pendekatan perencanaan contingency; pendekatan social demand; pendekatan man power; pendekatan rate of return atau cost benefit ratio.

PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Pembuatan keputusan adalah salah satu proses manajemen terpenting dalam suatu organisasi. Setiap pelaksanaan fungsi manajemen tidak lepas dari keputusan yang diambil para manajer. Pembuatan keputusan dapat dikatakan kunci dalam setiap kegiatan manajerial.

 Proses pembuatan keputusan:

1.      Mengidentifikasi dan menganalisis masalah;

2.      Mengidentifikasi kriteria keputusan;

3.      Mempertimbangkan kriteria;

4.      Mengembangkan alternatif;

5.      Membandingkan dan mengevaluasi semua alternatif pemecahan;

6.      Menilai resikonya;

7.      Memilih alternatif terbaik;

8.      Mengimplementasikan keputusan;

9.      Mengevaluasi hasil-hasil keputusan.

Pembuatan keputusan dapat didefinisikan sebagai penentuan serangkaian kegiatan untuk mencapai hasil yang diinginkan. Pembuatan keputusan tidak hanya dilakukan oleh manajer puncak, tetapi juga para manajer menengah dan lini pertama. Manajer akan membuat tipe-tipe keputusan yang berbeda sesuai perbedaan kondisi dan situasi yang ada.

 Ada dua jenis tipe keputusan yaitu:

- KEPUTUSAN YANG DIPROGRAM

- KEPUTUSAN YANG TIDAK DIPROGRAM

Ada 4 gaya dalam pengambilan keputusan Yaitu: 

• gaya mengarahkan; 
• gaya analitis; 
• gaya konseptual; 
• gaya perilaku. 

Pembuatan suatu keputusan diwarnai sejumlah hambatan mental yang menghampiri semua manusia termasuk para manajer, diantara hambatan tersebut ada  empat hambatan mental yang sering muncul, yaitu: penyakit Hamlet; dorongan berlebihan; kecemasan memikirkan akibat; berdiam diri.

Berbagai tindakan jika keputusan gagal dilaksanakan: menyadari; melangkah mundur; mengganti; mengubah. Apabila kita tidak mampu memecahkan keputusan dalam pelaksanaan maka tentu saja kita tidak harus menyalahkan diri sendiri. Cara terbaik untuk memperoleh jalan keluar adalah berkonsultasi.

Penyebab terjadinya kesulitan disaat kita harus mengambil keputusan dan melaksanakan keputusan bisa disebabkan oleh hal-hal lain yang berasal dari luar kemampuan kita sebagai pengambil keputusan. Ada beberapa hal yang menyebabkan terjadinya kesulitan ketika mengambil keputusan adalah: kurang lengkapnya informasi dan data yang kita perlukan; kesulitan menggunakan tolok ukur; munculnya tujuan ganda; adanya lebih dari satu orang yang berwenang mengambil keputusan.

Kunci pokok keberhasilan pencapaian tujuan organisasi terdapat pada manusia-manusia yang terlibat didalammya. Menurut Brincloe (1983), seperti dikutip oleh Salusu (1996), menyatakan bahwa organisasi dapat berbuat lebih baik dalam mencapai tujuan, apabila, perhatian lebih banyak diberikan kepada manusia dalam organisasi, seperti dalam pembuatan keputusan.

Ada empat teknik dalam pembuatan keputusan yaitu :

• Teknik curah pendapat temu muka
• Teknik kelompok nomonal
• Teknnik Delphi
• Teknik curah pendapat elektronnik

PENGORGANISASIAN

PENGORGANISASIAN

Pada hakekatnya pengorganisasian adalah suatu proses penyusunan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan, sumber daya yang di miliki, dan lingkungan yang melingkupinya. Empat aspek utama proses penyusunan struktur organisasi adalah departementalisasi, pembagian kerja, koordinasi, dan rentang manajemen.

Dengan demikian dapat dikatakan bahwa pengorganisasian adalah suatu proses mendesain struktur formal, mengelompokkan dan mengatur serta membagi habis tugas atau pekerjaan kepada semua anggota organisasi dapat tercapai dengan efektif dan efisien.

STRUKTUR ORGANISASI

Ketika anda bekerja sebagai manajer sebuah perusahaan, maka tugas utama Anda adalah mengembangkan organisasi untuk menyelesaikan pekerjaan dengan cara yang Anda inginkan. Hakekat pengorganisasian adalah hal-hal yang berkaitan dengan siapa melakukan apa. Hal itu berarti Anda harus mampu mendefinisikan tanggung jawab, membangun struktur, dan mengembangkan hubungan dan jejaring (networking) dengan berbagai sumber daya manusia yang berkaitan dengan organisasi.

Pengorganisasian merupakan fungsi perencanaan manajerial. Pengorganisasian dilakukan dengan penuh kesadaran yang sama, baik dalam lingkungan internal maupun eksternal organisasi. Pengorganisasian sebagai salah satu fungsi manajemen dapat diartikan sebagai suatu sistem kerja sama sekelompok orang yang dilakukan dengan pembidangan dan pembagian seluruh pekerjaan atau tugas, dengan membentuk sejumlah satuan kerja yang menghimpun pekerjaan sejenis dalam satu unit kerja.

Kerjasama yang efektif dan efisien menghasilkan dinamika organisasi, yang lebih terarah pada penigkatan prokuktivitas dan kualitas produk atau jasa. Namun dalam peningkatan produktivitas organisasi ada hal-hal yang dapat menghambat, seperti masalah kerjasama antar karyawan.  Sehingga dalam rangka meminimalkan hal-hal yang menghambat dan untuk  mengimplementasikan serta mengembangkan kerja sama antar karyawan, organisasi membutuhkan aktualisasi dasar-dasar pengorganisasian secara intensif. 

Dasar-dasar tersebut adalah :

• Asas kejelasan Tuhan
• Dasar pembagian kerja sebagai jaringan kerja
• Asas fleksibilitas organisasi
• Asas fungsionalitas

Terbentuknya sebuah organisasi disebabkan oleh berbagai hal yang berbeda-beda, seperti: 1)   Proses pembentukannya, 

2)   Keterkaitan hubungan dengan pemerintah, 

3)   Berdasarkan ukuran organisasi, 

4)   Berdasarkan tujuan, 5) berdasarkan bagan organisasanya.

Pengambilan keputusan pemimpin untuk mengorganisasikan suatu perusahaan disebut sebagai proses pengorganisasian. Dengan pengkoordinasian yang rapih dan efektif diharapkan pekerjaan dan anggota menjadi satu kesatuan yang harmonis. Proses tersebut mencakup langkah-langkah berikut :

- Rencanakan organisasi berdasarkan tujuan

- Menentukan tugas - tugas utama dan sub tugas dan membagi beban pekerjaan secara keseluruhan menjadi berbagai aktivitas

- Alokasi sumber daya untuk melaksanakan tugas

- Evaluasi hasil dan strategi pembentukan organisasi perusahaan

Seperti semula telah disepakati bahwa organisasi terdiri dari tiga unsur utama yaitu terdiri dari sekumpulan orang, yang bersepakat dalam satu kelompok, dan sepakat untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu. Untuk meraih keberhasilan tiga unsur utama tersebut haruslah diimplementasikan dalam bentuk menciptakan suatu struktur organisasi dimana setiap anggota akan ditempatkan dan wewenang serta tugasnya ditentukan secara definitif. Stuktur organisasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem jaringan kerja terhadap tugas-tugas, sistem pelaporan, dan komunikasi yang menghubungkan secara bersama pekerjaan individu dan kelompok. Struktur organisasi bisa dijadikan suatu kerangka dasar dalam munyusun desain tentang corak spesialisasi dan departementalisasi, dengan pembagian tugas dalam mengelola sumber daya dalam organisasi.

Dalam melihat sifat organisasi maka dapat dikategorikan menjadi organiasi formal dan informal. Organisasi formal menjelaskan adanya interaksi otoritas yang tegas dan hubungan struktural di dalam sebuah organisasi. Pada umumnya sebuah struktur organisasi disajikan dalam sebuah bentuk bagan. Tipe struktur organisasi yang sesuai ditentukan oleh sifat pekerjaan dan yang dilakukan, dan kondisi tempat organisasi tersebut beroperasi. Struktur harus di desain untuk mendukung identifikasi dan penyelesaian pekerjaan dan peningkatan kemampuan karyawan untuk kerja sama. Tipe-tipe struktur organisasi: 1) organisasi lini, 2) organisasi lini dan staf, 3) organisasi fungsional, 4) organisasi lini, staf, dan fungsional, 5) organisasi komite, 6) organisasi proyek dan matriks.

Kita telah memahami bahwa organisasi formal memiliki tujuan, struktur, dan pola hubungan kerja yang teratur melalui manajemen. Sebuah organisasi formal bisa di deskripsikan sebagai sebuah sistem aktivitas yang terkoordinasi dalam wadah berbagai kelompok individu yang bisa bekerjasama dibawah kepemimpinan seseorang ke arah tujuan yang telah disepakati bersama. Struktur organisasi formal  bertujuan untuk bisa mencapai hubungan yang teratur di antara fungsi namun hal itu juga memiliki nilai tambah dengan memberikan rasa aman kepada mereka. Organisasi formal adalah wadah para individu yang bekerja dalam sebuah organisasi yang berprilaku, bertindak, dan berinteraksi dengan cara-cara yang tidak tertulis dan tidak terdefinisi dengan manual, bagan, dan penjabaran tugas mereka. Kehadiran organisasi informal di dalam organisasi formal seperti perusahaan tdak bisa dihindari. Perusahaan sebaiknya tidak melarang keberadaan mereka sebab walau bagaimanapun mereka membutuhkan saluran organisasi tersendiri selain organisasi formal dalam bentk perusahaan. Keputusan manajemen terbaik adalah mengajak mereka berbicara dan membina organisasi formal yang bisa ikut membantu dinamika organisasi formal.

Dalam perkembangan di era pertumbuhan ekonomi yang cukup tinggi telah banyak mengubah kegiatan organisasi, sehingga kebutuhan melakukan perubahan struktur organisasi tetap tergantung pada kondisi internal organisasi itu sendiri. Sejumlah faktor yang memaksa organisasi merubah struktur organisasinya tentuntu tidak boleh diabaikan. Apabila organisasi memang harus melakukan perubahan maka ia harus melakukannya.

PENGKOORDINASIAN

Koordinasi merupakan suatu proses menghubungkan atau mengintegrasikan bagian-bagian dalam organisasi dapat dicapai dengan efektif. Melalui koordinasi menjadikan pihak manajemen mengharapkan adanya sinergi antar bagian organisasi. Koordinasi mengandung makna sebagai aktivitas untuk meningkatkan produktivitas dan kualitas hasil kerja setiap unit/satuan kerja yang menjadi kontribusinya masing-masing dalam mencapai tujuan koordinasi. Tujuan koordinasi adalah 1) mengarahkan dan mengintegrasikan semua ide, gagasan, dan perilaku ke arah pencapaian tujuan, 2) mengarahkan keterampilan spesialisasi yang dimiliki setiap karyawan kepada tujuan, 3) menghindari kesenjangan, kekosongan, dan tumpang tindih pekerjaan, 4) menghindari penyimpangan tugas dari tujuan.

Implementasi koordinasi sebagai asas pengkoordinasian bisa dilaksanakan secara formal, antara lain dalam bentuk rapat, lokakarya, kelompok kerja dan lain-lain. Pengkoordinasian merupakan pengaturan struktur organisasi sebagai kegiatan pembidangan dan pembagian pekerjaan. Untuk meraih koordinasi yang efektif tidaklah mudah sebab dengan terspesialisasinya pekerjaan akan mengakibatkan semakin meningkatnya kebutuhan akan koordinasi.

Asas koordinasi adalah asas hierarki yang berarti setiap atasan atau koordinator  harus melakukan koordinasi pada bawahan langsungnya. Jadi, koordinasi tersebut dilaksanakan berdasarkan berbagai jenjang kekuasaan yang berbeda-beda dan tanggung jawab yang disesuaikan dengan jenjang tersebut. Lebih jauh lagi, koordinasi setidaknya memiliki :

1. Perasaan untuk bekerja sama dan menjadikan koordinasi sebagai dari usaha memperlancar penyelesaian pekerjaan, bukan untuk memerintahkan atau memberi intruksi orang per orang.
2. Rasa saling menghargai, terutama ketika atasan memberikan pengarahan kepada karyawannya dalam rangka koordinasi.
3. Semangat bersaing secara sehat dengan memanfaatkan sistem koordinasi mereka masing-masing bagian untuk berlomba mencapai tujuan dengan lebih baik dan cepat.

Dalam praktek manajemen ada dua tipe koordinasi, yaitu:

1. Koordinasi vertikal
2. Koordinasi horisontal

Sebagai usaha untuk menghindari penyimpangan melakukan koordinasi maka dilakukan beberapa pedoman untuk melakukan koordinasi yang baik:

1. Memberi penjelasan dengan kalimat sederhana dan mudah di pahami tujuannya
2. Menjelaskan koordinasi adalah sebagai tujuan bersama, bukan kepentingan orang pe orang
3. Berilah kesempatan kepada setiap orang untuk memberikan ide, saran, dan bertukar pikiran kepada pimpinan yang sedang melakukan koordinasi
4. Doronglah mereka untuk ikut aktif terus selama koordinasi dilakukan
5. Gunakan lebih banyak komunikasi informal dari pada komunikasi formal untuk mencari dukungan partisipasi bawahan dan pihak-pihak lain yang di ikutsertakan dalam proses pengambilan keputusan.

Di era internasional, koordinasi akan lebih terlihat sangat penting. Cara manajer untuk bisa memastikan adanya koordinasi dalam perusahaan mereka dengan sukses, baik secara domestik maupun secara global adalah dengan melihat suatu koordinasi sebagai hasil dari informasi dan kerja sama.

Apapun bentuk struktur organisasi yang di pilih oleh pengelola ataupun pimpinan di pastikan membutuhkan koordinasi yang baik dan efektif. Organisasi kecil tentu akan berbeda tingkat kebutuhan koordinasinya jika di bandingkan dengan organisasi besar.

Berikut adalah beberapa penyesuaian koordinasi dalam sistem organisasi:

1) porsi dasar koordinasi, 2) meningkatkan daya potensi koordinasi, 3) mengurangi kebutuhan koordinasi. Di manapun, tak terkecuali dalam proses koordinasi, konflik pasti akan muncul antar sesama anggota dan unit kerja. Ada beberapa penyebab utama terjadinya konflik dalam proses koordinasi: 1) keterbatasan sumber daya, 2) ketidak jelasan tanggung jawab dan wewenang, 3) gangguan komunikasi, 4) masalah kepribadian, 5) membanggakan unit kerjanya secara berlebihan, 6) penyimpangan tujuan. Untuk mengatasi konflik tersebut koordinator dapat menggunakan beberapa gaya untuk menghindari konflik yaitu: 1) gaya tegas otoriter, 2) gaya kooperatif, 3) gaya kolaborasi.

Organisasi sangat membutuhkan sistem rentan kendali yang dianutnya. Hal ini disebabkan adanya keterbatasan kemampuan, pengetahuan, perhatian dan waktu yang di miliki seseorang, apalagi ketika ia berperan sebagai manajer.

Forum diskusi III

para mahasiswa, Silahkan diskusikan yang berkaitan tentang materi perencanaan dan pengambilan keputusan.

RE DISKUSI 3

by me 021617803 - Friday, 20 March 2015, 4:29 AM

Perencanaan, khususnya jika dilihat dari sudut pandang organisasi maka merupakan faktor yang sangat vital, sebagaimana digambarkan tubuh manusia, maka perencanaan adalah otaknya. Untuk mencapai tujuan organisasi maka sangatlah diperlukan sebuah perencanaan yang bagus.

Dalam merencanakan segala sesuatunyapun baik rencana jangka pendek ataupun jangka panjang, sangat diperlukan dukungan dari semua pihak atau departemen.

Perencanaan merupakan pengambilan keputusan untuk jangka waktu yang panjang atau yang akan datang mengenai apa yang akan dilakukan. Keputusan pada dasarnya merupakan proses memilih satu penyelesaian dari beberapa alternatif yang ada. Dan hendaknya sebuah keputusan haruslah tepat, bersifat rasional, sesuai dengan nurani dan didukung fakta akurat sehingga bisa dipertanggungjawabkan.Pembuatan keputusan adalah fungsi mendasar dari manajemen terutama seorang manager. 

Atau dengan kata lain, perencanaan adalah proses awal dari pembuatan keputusan, sedangkan pembuatan keputusan adalah bagian kunci dari kehidupan manajemen khususnya manajer. Dan kualitas keputusan - keputusan manajer akan menetukan efektivitas rencana yang disusun

Tugas 1

1.     Apa manfaat manajemen bagi organisasi ?
2.     Mengapa suatu organisasi perlu memahami lingkungan organisasinya ?
3.     Jika suatu organisasi hanya melaksanakan proses departementalisasi dan pembagian kerja, tetapi tidak melaksanakan koordinasi, bagaimanakah dampaknya terhadap organisasi tersebut ? Jelaskan pendapat anda.
Tugas wajib dikerjakan oleh setiap mahasiswa, dan ini adalah tugas individual.
Jawaban tugas dilakan para mahasiswa upload ke Menu Tugas yang ada di UTOnline. 

Selamat mengerjakan. Salam.